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제목 직장인을 위한 메모
작성자 kh00h
작성일자 2019-09-25
조회수 128
멋진 아이디어는 항상 예상하지 못한 때에 생각나곤 합니다. 이런 아이디어를 떠올린 스스로가 대견해서 뿌듯하게 느끼고 있다가 나중에 다시 떠올려 보면 아무것도 생각이 안 나는 경험을 한 번씩은 해보셨을 겁니다. 그래서 무엇이든지 떠오르는 순간에 메모하는 습관이 필요한데요, 메모의 중요성은 익히 들어 알고 있지만, 막상 작성하고 나중에 보면 대체 뭘 말하고 싶었던 건지 자신도 알 수 없을 때가 많습니다. 그래서 오늘은 어떤 식으로 메모를 작성해야 하는 건지 알아보도록 하겠습니다.
 
메모 작성의 기본 자세
 인간은 망각의 동물이라고 불릴 정도로 많은 것을 잊고 살고 있습니다. 모두 기억하려고 하면 오히려 스트레스를 받아서 적당히 잊고 사는 것이 형편에 좋기 때문인데요, 메모 작성의 초보들이 가장 많이 착각하는 것이 바로 이 부분입니다. 메모는 어떠한 일을 잊지 않기 위해 작성하는 것이 아니라 잊기 위해 작성하는 것입니다. 무언가를 외우는 데 필요한 뇌 용량을 비워주고 머리에 휴식을 주기 위해 메모를 작성하는 것이므로 메모한 후에는 다 잊어버리고 수첩만 믿고 있으면 됩니다.
효과적으로 메모를 작성하기 위해서는 습관이 중요합니다. 때와 장소를 가리지 않고 떠오르는 아이디어가 있으면 바로 적고 나서 틈이 날 때마다 수첩을 자주 들여다보는 습관을 길러야 작심삼일이 아닌 오랫동안 메모를 작성할 수 있게 됩니다.
메모를 작성하기 위해 수첩을 활용하던, 스마트폰을 활용하던 상관이 없습니다. 다양한 메모 도구 중에 자신의 취향에 맞는 한 가지를 선택하세요, 그리고 메모를 자주 작성하고, 잊어버리고, 자주 확인하세요. 그러면 메모 작성을 위한 기본자세가 갖춰졌으니 본격적인 메모 작성 기술에 대해 알아보겠습니다.

메모 작성 요령
 메모하는 것에도 순서가 있다는 사실을 알고 계셨나요? 업무 리스트를 작성하는 것이 메모의 첫 단계입니다. 오늘 처리할 일, 기억해야 할 일, 내일 할 일 같은 식으로 리스트를 작성하는 것부터 시작해보세요. 정리가 안 되면 일이 바빠질수록 일의 두서가 없어집니다. 그러고 나서 일의 중요도나 마감에 따라 일의 순서를 정해보세요. 작업이 끝난 것은 메모장에서 지우지 말고 빨간 줄을 그어서 표시하거나 체크를 해서 내가 완료한 일의 목록을 한눈에 볼 수 있도록 만들어 놓으면 성취감을 얻을 수 있을 뿐만 아니라 다음에 비슷한 일을 하게 되었을 때 과거 기록을 참고하여 더욱더 빠른 일 처리가 가능해집니다.
메모를 작성할 때 가장 많이 하는 실수가 바로 나만 알아볼 수 있으면 된다고 생각하는 것입니다. 메모를 작성할 때는 분명히 이해됐었는데 시간이 지나고 나서 메모를 보게 되면 대체 무슨 말인지 알 수 없게 되는 이유가 바로 여기에 있습니다, 따라서, 메모를 작성할 때는 포괄적인 내용보다는 나중에도 할 일을 쉽게 떠올릴 수 있도록 구체적이고 시간에 흐름에 맞게 작성하는 것이 좋습니다, 예를 들면, “오전 중에 A사무실에 전화하기”라고 적는 것보다 “10시 A사무실, K씨에게 전화(P기획안 관련)” 이런 식으로 적는 것이지요.

메모의 기술
 이번에는 효과적인 메모 작성의 기초가 되는 7가지 기술에 대해 알아보도록 하겠습니다. 메모를 작성하는데 무슨 기술이 필요한가 싶기도 하지만 어려운 내용이 아니니 기본적인 팁이라고 생각하고 참고해보세요.
1. 언제 어디서든 메모하라
 새로운 일을 계획할 때는 그에 맞는 환경과 적당한 흥분이 필요합니다. 산책이나 산림욕, 잠들기 전, 반신욕 등을 할 때 메모와 펜을 준비해보세요. 긴장이 풀리고 편안함이 드는 공간에서 더 많은 아이디어가 떠오를 수 있습니다. 생각지도 못한 타이밍에 아이디어가 떠올라 급하게 메모를 작성하게 되었다면 커다란 메모지를 늘 지니고 다니는 것이나 보이는 곳에 붙이거나 눈에 잘 띄는 손등에라도 적으면 메모를 잊어버릴 걱정도 없습니다.
2. 주위 사람들을 관찰하라
 자신의 메모 유형을 알려면 다른 사람의 메모하는 방법과 체계를 잘 관찰해보고 따라 해 보세요. 그 사람이 어떤 식으로 메모하는지 잘 살펴보고 왜 그렇게 메모했는지를 고민해보면서 자신의 메모 유형을 파악하고 메모 기술을 향상할 수 있습니다.
지루한 회의가 길어져서 집중이 힘들다면 억지로 회의에 몰입하지 말고 회의에 참석한 사람들을 관찰해보는 것도 좋은 방법입니다. 그 사람의 언어습관, 사고방식, 인간성, 자주하는 행동 등을 관찰해보면 아무리 지루하고 시시한 회의에서도 얻는 것이 생깁니다.
3. 기호와 암호를 활용하라
 메모에 문자만 사용하라는 법은 없습니다. 문자만 사용해서 메모를 작성하면, 회의가 길어질수록 낙서가 많아지고 너무 많은 내용이 적혀서 회의의 주요 내용을 파악하기 힘들어집니다. 따라서 메모를 작성할 때는 키워드를 사용해 회의 내용을 간추리고 밑줄이나 동그라미 등 일의 중요도를 구분할 수 있는 나만의 기호를 활용해 보세요. 회의가 끝나고 주요 안건이 무엇이었는지 쉽게 이해하실 수 있습니다.
4. 메모하는 시간을 따로 마련하라
 앞서 메모를 습관화하는 것이 중요하다고 말씀드렸는데요, 어떤 아이디어를 떠올리거나 회의 시간이 아니더라도 별도의 시간을 마련하여 메모를 작성하면 습관화하는 데 아주 큰 도움이 됩니다. 출근 직후, 차를 마시면서 메모를 작성하거나, 잠들기 전 하루를 마무리하며 일기처럼 메모를 작성하는 것이죠. 편안한 음악을 듣거나 아로마 향을 피워서 책상에 앉아 메모를 작성하기 좋은 환경을 조성하는 것도 괜찮은 방법입니다.
5. 메모를 데이터베이스로 구축하라
 하루 동안 애써 적은 메모를 그대로 버리기도 아깝고 그렇다고 그냥 보관하자니 너무 날림으로 적어서 내용이 정리가 안 되고 어지럽게 느껴지실 텐데요, 그럴 땐 메모를 모아 한 권의 책을 만들어보는 건 어떠신가요?
일과가 끝나면 날짜별, 인물별, 주제별로 메모를 나누는 작업을 하고 책처럼 정리해서 나만의 메모 데이터베이스를 만들어보세요. 나중에 아이디어가 떠오르지 않을 때 기획별로 정리해 놓은 메모를 살펴보면서 아이디어를 떠올리실 수도 있고 자신이 작성한 메모를 다시 읽어보면서 스스로 반성의 시간을 가져볼 수도 있습니다.

상황별 메모 작성법
 메모하면 보통 회의를 떠올리시는 분들이 많지만, 굳이 회의가 아니더라도 비즈니스나 회사업무를 하면서 메모가 필요하거나 도움 되는 상황들이 많이 있습니다. 이번에는 상황별 메모 작성법에 대해 알아보겠습니다.
1. 회의할 때의 메모
 회의가 끝난 후 회의 결정사항에 대해 막힘없이 대답할 수 있을 정도로 메모를 작성하려면 회의에서 결정된 사항을 육하원칙에 따라 정확히 메모해야 합니다. 특히, 결정된 내용, 언제까지, 누가, 해야 할 일 이 네 가지 사항을 정확히 전달할 수 있도록 해야 합니다.
브레인스토밍, 세미나, 좌담회와 같은 곳에서는 커다란 노트에 참가자 수에 따라 페이지를 나누고 발언 내용을 적는 의사록 메모를 활용해보세요. 발언 순서에 따라 메모를 작성하다 보면 사고의 흐름과 작업의 흐름을 정리하기 편해집니다.
2. 보고서를 위한 메모
 세미나나 연수회 보고서를 작성해야 한다면 별도의 수첩에 메모하는 것보다 나누어 주는 자료에 직접 기입하는 것이 더 좋습니다. 세미나의 목적과 내용, 구체적인 성과, 주요 출석자와 그들의 발언 내용, 느낀 점을 중점적으로 체크하여 메모를 작성해보세요. 보고서는 목적과 성과를 알기 쉽게 작성하는 것이 중요하므로 어떤 내용에 감명을 받았으며 어떤 성과를 얻었는지 메모해야 단순한 요약본이 아닌 진정으로 가치 있는 보고서를 작성하실 수 있습니다.
3. 상사를 대할 때의 메모
 상사가 업무지시를 할 때는 요점만 적지 말고 지시한 내용, 기한, 목적 등 팀장이 지시하는 바로 앞에서 빠짐없이 메모해야 합니다. 상사가 지시한 명령에 대한 주제를 적고 여러 가지 의문점이나 아이디어를 같이 메모한다면 갑작스러운 상사의 질문에도 유연하게 대처하실 수 있을 겁니다. 혹시 메모했던 내용과 다른 지시를 하신다면 메모를 보면서 “조금 전에는 이렇게 말씀해 주셨는데 그 내용을 변경하라는 말씀이시죠?”라고 확인하여 업무의 혼선을 미리 방지할 수 있습니다.
4. 비즈니스 문서를 작성할 때의 메모
 편지나 비즈니스 문서를 작성할 때도 처음부터 문서를 작성하는 것보다 메모부터 시작하는 것이 좋습니다. 여기서 작성하는 메모는 문서의 초고가 아닌 무엇을 어떻게 전달할지를 쓰는 것으로, 문장이나 문맥보다는 전달하려는 내용에 초점을 맞추어야 합니다. 본보기가 되는 비즈니스 문서를 참고하여 상대방의 신상정보와 전하고 싶은 내용을 항목별로 적고 자신의 기분과 심정, 상대방과의 관계를 단어나 짧은 문장으로 적습니다.
메모가 완성되면 이를 참고하여 상대방의 입장이 되어서 비즈니스 문서를 작성하고 문장 구성과 문맥을 다듬습니다. 비즈니스 문서를 다 쓴 후에 처음부터 끝까지 소리 내 읽었을 때 막힘없이 자연스럽게 읽힌다면 문서를 잘 작성한 것입니다.
5. 전화 통화를 위한 메모
 전화를 걸기 전에 무슨 말을 어떻게 하고, 또 무엇을 확인할지를 메모지에 적어보세요. 신입사원의 경우, 상대방과의 면식이 없는 경우가 많음으로 별도의 인사 멘트를 정리해 놓은 메모를 준비하면 당황하지 않고 대화를 시작할 수 있습니다. 별도의 시나리오를 작성해 놓는다면 마음이 안정된 상태에서 통화할 수 있습니다.
업무가 너무 바쁘거나 지금 바로 결정할 수 없는 사안인 경우에는 팩스나 메일로 용건을 보내며, “잠시 후에 정식으로 전화 드리겠습니다.”라는 말을 덧붙이면 실수를 줄일 수 있습니다.
 
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