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제목 효율적인 회의
작성자 kh00h
작성일자 2019-12-25
조회수 157
기업의 성과를 결정짓는데 빠질 수 없는 중요한 요소가 바로 회의입니다. 많은 직장인의 업무가 다른 여러 사람과 연결되어 있기 때문입니다. 주기적으로 업무 내용을 공유하고 이슈에 발 빠르게 대응하기 위해서는 회의가 필수적인데요. 효율적인 회의는 업무의 능률을 올릴 수 있지만, 비효율적인 회의는 직장인들을 오히려 방해할 수 있어 회의시간을 단축하는 기업들이 늘고 있습니다. 업무 능률을 높여주는 효율적인 회의를 위해 회의 예절 및 준비 요령 등을 정리해보았습니다.
회의란?
회의란 2명 이상의 여러 사람이 모여서 어떤 안건을 의논, 교섭하는 행위로 일정한 형식이나 규칙을 준수하면서 개별 의제를 다수결원리 하에 능률적으로 결정해 나가는 진행절차를 말합니다. 모든 구성원의 참여를 요건으로 하며 의견과 정보교환을 통하여 최선의 시책을 마련하는 것이므로 의견발표나 상사의 명령, 정보전달을 목적으로 소집된 것은 회의라고 하지 않습니다.
  
회의 예절
1. 회의 진행자가 지켜야 할 예절
1) 회의 주제를 분명히 합니다. 회의 주제가 명확하지 않거나 해결 가능한 것이라면 회의를 개최할 필요가 없습니다.
2) 회의 참석자와 시간과 장소를 정합니다. 회의 참석자를 선정한 다음 참석할 수 있는 시간과 장소를 정하는 것이 필요합니다.
3) 회의 자료를 사전에 배포합니다. 회의의 원활한 진행을 위해서는 사전에 회의 주제 및 자료를 배포하여 회의 내용을 생각해 오도록 해야 합니다.
4) 필요한 경우 회의 진행 순서를 작성합니다.
2. 회의 중 발언 예절
1) 다른 사람의 의견은 경청하고 마음에 들지 않더라도 중간에 끊지 않습니다.
2) 발언은 혼자 독점하지 않습니다.
3) 다른 사람이 말한 것을 정리하여 확인할 수는 있으나 되풀이하지 않습니다.
4) 누구나 알아들을 수 있는 용어를 사용합니다.
5) 발언할 때에는 발음을 정확히 하고 목소리 크기를 적당히 하여 잘 알아들을 수 있도록 합니다.
6) 방관자가 되지 말고 적극적으로 회의에 임합니다.
7) 변명이나 중상모략, 모독적인 발언이나 근거 없는 발언은 하지 않습니다.
8) 아랫사람이 새로운 생각이나 의견을 제시할 수 있는 분위기를 조성합니다.
9) 즉흥적으로 발언하지 말고, 정리되었을 때 감정에 치우치지 않게 발언합니다.
  
 
회의 잘하는 방법
1. 회의시간 전, 미리 도착하기
 직장생활은 다양한 사람과 업무가 연계된 만큼 시간 약속이 중요한 부분을 차지합니다. 특히, 여러 명의 사람과 중요한 사안에 대해 의논을 하는 회의 자리에 지각하는 것은 전문성을 의심받을 수 있으므로 회의를 앞둔 상태에서는 5분에서 10분 정도 미리 약속장소에 도착하여 회의 자료를 살펴보고, 자리를 정돈하는 등 회의 준비를 하는 것이 좋습니다. 회의 때 논의될 주요 사안에 대하여 미리 확인하고, 할 이야기가 있다면 머릿속으로 다시 정리할 수 있도록 여유를 가지는 것인데요. 그런데도 회의에 지각하는 참석자가 있다면, 회의 시작 후 10분 정도 서로의 안부를 묻거나 사담을 나누면서 그들을 기다리는 것도 회의 잘하는 비결이라고 할 수 있습니다.
2. 참석자 모두에게 회의 목적 공유하기
 모든 회의는 각각의 목적을 가지고 진행하게 됩니다. 정기적인 업무보고, 분기별 성과보고, 프로젝트 진행현황 등 그 내용도 다양하므로 회의를 주최하는 입장에서는 참석자 전원에게 어떤 목적으로 회의가 소집되었는지 알려줄 필요가 있습니다. 이때, 참석자들이 미리 회의 주제를 숙지하고 자료를 준비하여 효율적인 회의 진행이 가능하도록 회의가 소집되기 전 미리 회의 목적을 알려주는 것이 좋습니다. 참석자 역시 회의 목적에 부합하고 다른 참석자들이 궁금해할 내용에 대해 미리 준비한다면 불필요한 시간을 단축하여 업무효율을 높여주는 회의가 진행될 수 있습니다. 회의가 끝나면 회의 내용을 정리하여 참석자들에게 공유하는 것도 회의 잘하는 법 중 하나입니다.
3. 화이트보드 활용하기
 회의를 하다 보면 많은 사람이 각자 자신의 수첩에 회의 내용을 메모하는 것을 볼 수 있습니다. 물론, 중요한 내용을 메모하는 것은 좋은 습관이지만, 모두가 머리를 모아 창의적인 아이디어를 떠올려야 하는 브레인스토밍과 같은 회의에서는 개인의 노트가 아닌 화이트보드가 더 효율적일 수 있습니다. 회의 참석자 모두가 볼 수 있는 화이트보드에 아이디어를 적어두고, 브레인스토밍 기법을 활용하여 그 내용을 정리한다면 더 나은 결과물을 도출할 수 있습니다. 이때 화이트보드에 아이디어를 적는 사람은 한 사람이 맡아서 하는 것도 좋지만, 그때그때 의견이 있는 사람이 자유롭게 화이트보드를 이용하는 것도 좋은 방법입니다.
4. 동의와 이의를 함께, Yes-But 화법
 회의를 하다 보면 서로 다른 의견을 내세우며 감정싸움으로 번지는 경우가 종종 있습니다. 특히 자신의 의견을 무리하게 주장하는 경우 갈등이 생기기 쉬운데요. 만약 누군가의 의견에 반대해야 한다면 동의와 이의를 함께하는 Yes-But 화법을 활용하는 것이 좋습니다. Yes-But 화법은 긍정의 반응을 앞에 내세운 다음 반론을 펼치는 화법으로 상대의 마음을 상하게 하지 않으면서 이견을 말하는 화법입니다. 이렇듯 감정을 상하지 않게 하는 화법을 미리 숙지하여 활용하는 것이 좋겠습니다.
  
회의 시간에 호감을 사기
1. 방향에 맞게 제대로
 대부분 직장인은 회의(會議)에 회의(懷疑)적입니다. 다른 업무들 때문에 매우 바쁜데 자꾸 모여 시간을 뺏기는 것 같고, 누구를 위한 회의인가 의구심이 들기도 합니다. 만약 이런 회의자리에서 다른 동료들보다 조금만 적극적으로 회의에 임하면 자신의 존재감을 돋보이게 할 수 있습니다. 회의에 임할 때 가장 중요한 것은 회의의 목적과 지향점을 분명하게 파악하는 것입니다. 회의 전 무작정 준비하는 것보다는 회사가 지향하는 방향을 파악하고, 그저 열심히 한다는 생각보다는 이왕이면 제대로 하고자 한다면 당신은 그날 회의에서 큰 존재감을 보일 수 있을 것입니다.
2. 자신감은 최고의 미덕
 자신감은 회의에서 빛을 발하는 최고의 미덕이라고 합니다. 누가 봐도 자신감이 부족한 태도와 발언은 회의의 분위기까지 망칠 수 있습니다. 그러나 겸손하면서도 확신에 찬 자신감은 오히려 회의에 참석자들을 편하게 만들 수 있습니다.
3. 허세도 전략
 만약 다른 사람의 협조를 구해야 하는 상황이라면 약간의 허세를 부려보는 것도 좋습니다. 이는 상대방에게 자신감과 확신으로 비쳐 상황을 유리한 방향으로 이끌 때가 많다고 합니다. 하지만 분명히 해야 할 것은 내용상의 허세는 금물이라는 점입니다. 철저한 조사 없이 임기응변으로 내뱉은 허세는 오히려 자신의 경력을 위협하는 치명타로 작용할 수 있습니다. 자신감을 내비치려는 방법으로 때로는 유리할 수는 있으나, 아무런 근거 없는 허세는 곧 허풍으로 낙인 찍히게 되니 주의해야 합니다.
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