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제목 관리자를 위한 직원 면담 메뉴얼(단계별 직원 면담 방법)
작성자 kh00h
작성일자 2020-05-27
조회수 136
직장 생활을 하면서 직장인들은 많은 면담을 수행하게 됩니다. 입사할 때 채용 면접부터 시작해서 퇴사 전 퇴직자 면담까지 같이 일하는 동료 혹은 상사에게 업무적인 내용이나 개인적인 상담 등 많은 내용을 이야기하게 되는데요. 좋은 면담은 직장동료 간의 인간관계를 돈독하게 할 뿐만 아니라 업무효율에도 영향을 주기 때문에, 남의 일이라 생각 말고 충분한 준비와 공감을 바탕으로 면담이 이루어져야 합니다. 특히 인사와 업무 관련 면담의 경우에는 관리자의 역할이 매우 중요한데요, 이번 시간에는 회사 내 관리자들이 꼭 알아야 할 면담 기법에 대해 알아보는 시간을 갖도록 하겠습니다.


직원 면담의 중요성
일반적으로 직원들은 회사의 정책이나 방침보다는 직속 상사로부터 더 큰 영향을 받습니다. 다시 말해, 경쟁력 있는 기업을 만드는 데 중추적인 역할을 하는 존재는 급여나 각종 혜택, 동료 혹은 카리스마적인 CEO가 아닌 바로 중간 관리자라는 뜻입니다.
흔히, 일이 아니라 사람이 힘들게 해서 직장을 그만두고 싶다는 이야기가 있을 정도로 많은 직장인이 회사 내 인간관계와 조직문화에 대해 고충을 토로합니다. 이런 상황에서 관리자로서 개개인의 직원에게 필요한 코칭의 내용은 무엇인지, 직원들이 일을 좀 더 효율적으로 하기 위해 필요한 것은 무엇인지, 회사생활을 하면서 겪는 어려움은 어떤 것인지 등을 확실하게 파악하여 이를 적절하게 반영하기 위해서는 정기적인 직원 면담과 수시로 이루어지는 커뮤니케이션 등을 통해 꾸준하게 의사소통을 해나가는 것이 꼭 필요합니다.


직원 면담을 통해서 얻을 수 있는 이점
직원 면담은 관리자의 목표 달성을 위한 방법론을 제시해 줍니다. 직원 면담을 통해 무엇이 기대되었고, 무엇이 달성되었는지 목표와 실제 성과를 비교해보고 직원이 관리자에게 피드백 할 경우에 관리 성과를 현실적으로 평가할 수 있습니다.
또한, 직원 면담은 관리자가 모든 직원에게 골고루 주의를 기울일 기회를 제공합니다. 이를 통해 직원들은 관리자가 자신에게 기대와 관심이 있다고 느끼고 동기가 부여되어 더 적극적으로 업무에 집중할 수 있게 됩니다.


직원 면담의 단계
1. 준비를 철저히! 준비가 반이다.
준비에 시간을 적게 들일수록 그만큼 면담에서 시간을 많이 허비하게 되므로, 사전에 철저하게 준비하는 것이 필요합니다. 미리 시간을 내어 특별히 언급하고 싶은 주제나 내용을 기록해야 합니다. 대표적으로 준비해야 할 사항은 다음과 같습니다.
- 나는 어떤 질문을 하고 싶은가?
- 우리 사이에 어떤 문제가 미결 상태인가?
- 우리 사이에 무엇을 규명해야 하는가?
- 나는 면담을 통해 무엇을 얻고 싶은가?
- 지난번 면담에서 다뤘던 사안 중 어떤 사안을 계속 다루고 싶은가?
- 직원의 업무 내용 / 직원의 발전 목표 / 직원의 근로 환경


2. 대화를 시작하라
두 번째 단계는 직접 면담에 들어가 대화를 시작하는 단계입니다. 면담의 내용이 다소 무거운 주제일지라도 시작은 유쾌하게 해야 합니다. 또한, 직원과 면담하기 전에 얘기하고 싶은 사항, 그 직원에게 중요하게 느껴지는 사항 등을 미리 생각해 오라고 하는 것도 좋은데, 그런 경우라면 관리자가 말하고 싶은 문제가 아닌 직원이 생각해 온 문제로 대화를 시작하는 것이 좋습니다. 그러면 직원은 이 면담에서 주인공이 상사가 아닌 바로 자신이라는 사실을 깨닫고 좀 더 적극적으로 면담에 임하게 될 가능성이 크기 때문입니다.


3. 자신의 입장을 설명하라
직원이 불만 사항에 대해서 말한 후에는 이를 변명하려고 하기보다, 받아들이는 것이 중요합니다. 관리자가 변명할 경우, 그 직원은 ‘내가 어떻게 생각하든 아무 상관 없지. 어차피 과장님이 항상 옳으니까!’라고 생각할 우려가 있기 때문입니다.
일단 “○○씨가 그렇게 생각하는 것이 이해는 됩니다.”라고 말한 다음, 먼저 공통점에 주목해 봅니다. “나도 ○○씨처럼 A와 B는 진행이 잘 되고 있다고 생각하는데, 그 점을 아주 기쁘게 생각해요.”라고 말한 후, 그 다음으로 공통점이 없는 사항에 대해서는 “나는 C와 D에 대해서는 의견이 달라요.”라고 하면서 관리자의 입장을 설명합니다.
면담 중 긍정적인 점에 대해 말하는 것 역시 매우 중요합니다. 많은 관리자가 범하는 실수는 직원 면담에서 오로지 부정적인 점이나 관리자가 문제라고 생각하는 점에 대해서만 말함으로써 직원들의 사기를 떨어뜨리고 직원들과의 관계를 악화시킨다는 점입니다.


4. 수정의 필요성을 명백히 하라
뭔가 개선할 것이 있으면, “이 점에서는 이러한 조치가 필요합니다.”라고 솔직하고 분명하게 말합니다. 그러고 나서, 직원과 개선해야 할 점에 대해 앞으로 어떻게 하면 좋을지를 구체적으로 논의합니다. 이때, 직원에게 어떻게 하라고 지시하기보다는, 어떤 방법이 제일 좋을지 직원의 생각을 물어보고 가능하면 아주 상세하게 그 직원이 할 수 있는 일에 대해 의논하는 편이 좋습니다.


5. 면담의 종료와 기록
면담은 항상 긍정적이고 화기애애하게 끝맺는 것이 좋습니다. 계속 눈을 맞추고, 존중하는 마음을 표현하고, 직원에게 면담에 응해줘서 고맙다고 이야기합니다. 그러면, 그 직원은 다음 면담에는 관리자에게 그만큼 더 잘 협조해 줄 것입니다. 인정받은 것은 실행되는 법이기 때문입니다.


그리고 면담 내용 및 면담을 통해 변화시키기로 합의한 요소들은 꼭 글로 기록해 놓는 것이 좋습니다. 물론 면담 경과 전부를 세세히 기록할 필요는 없지만, 면담의 주요 요소와 개선된 요소, 결과 및 합의 사항 등 중요한 내용만 적으면 됩니다. 이러한 기록들은 다음 직원 면담 준비에 중요한 자료일 뿐만 아니라 직원 개개인의 피드백 및 다음 단계로의 발전 가능성에 대한 기초 자료가 되기 때문입니다.
 
직원 면담 시 주의해야 할 점


1. 불안감을 조성하는 환경
끊임없이 사람들이 들락거리며 방해가 되는 장소나 시급하게 처리해야 할 업무를 처리하지 않은 상태의 면담은 관리자와 직원 양쪽 모두에게 심리적인 불안감을 주어 면담에 집중할 수 없게 만들기 때문에, 면담 전후에는 충분한 시간적 여유를 두고 별도의 조용한 공간에서 실시하는 것이 좋습니다.


2. 중간에 말 자르기
직원이 사실에 어긋나는 말을 해도 끝까지 말하도록 하는 것이 중요합니다. 그 역시 자신의 입장에서 자기 의견을 말할 권리가 있기 때문입니다. 또한 관리자가 듣고 싶은 답을 미리 마음속에 정해놓고 있을 때 직원이 자신이 의도하는 바와 다른 말을 할 경우 직원의 말을 성급하게 자르는 경향이 생길 수 있는데, 이는 자제해야 할 태도입니다.


3. 끊임없이 떠들기
면담은 관리자 30%, 직원 70%의 비율로 이루어지는 게 이상적입니다. 상황에 따라서 50 : 50도 괜찮습니다. 하지만 80 : 20 정도로 상사 위주로 말을 많이 해서는 곤란합니다. 자칫 면담이 아니라 설교의 시간이 될 수 있으며, 이는 직원이 면담에 형식적으로 응대하게 만드는 원인이 되기 때문입니다.


4. 우회적인 커뮤니케이션
직원이 뭔가를 해주기를 바란다면, 당사자에게 “무엇을 이렇게 좀 해주세요.”라고 솔직하고 확실하게, 그리고 구체적으로 말하는 것이 중요합니다. “그것을 막을 조치를 해야 할 텐데.”라는 식으로 말하는 것은 아무런 소용이 없습니다. 아무도 그런 식의 말을 자기한테 한 말이라고 느끼지 않기 때문입니다.


5. 일반적인 칭찬
칭찬은 고래도 춤추게 한다지만 아무리 칭찬이라도 그 내용이 너무 일반적이 추상적인 내용인 경우, 되려 역효과를 볼 수 있습니다. 구체적인 업무 성과나 태도에 대한 칭찬이 아닌 입에 발린 소리는 직원들이 “내가 무슨 일을 했는지도 전혀 모르면서 동기만 부여하려고 하는구나.”라고 생각 할 수 있기 때문입니다. 따라서 칭찬을 할 때는 “고객의 불만을 아주 좋은 방법으로 해결했어요.”와 같이 구체적으로 해야 효과를 볼 수 있습니다.
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