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제목 직장인의 업무습관
작성자 kh00h
작성일자 2020-01-29
조회수 133
직장에서 동료들과 생활하다 보면 몇몇 동료들이 반복하고 있는 특정 행동을 눈치채게 됩니다. 특정한 방식으로 행동하려는 기질은 후천적으로 몸에 밴다고 하는데요. 좋은 습관이나 나쁜 습관, 모두 타고나는 것이 아니라는 뜻입니다. 좋은 습관이야 전혀 문제가 되지 않지만, 나쁜 습관은 더 쉽게 물들게 되는 경향이 있습니다. 자신도 모르게 행하고 있는 무서운 습관들, 이러한 습관 중에 직장인이 지켜야 할 좋은 업무 습관과 고쳐야 할 나쁜 업무 습관에는 어떠한 것이 있는지 이야기 나눠보도록 하겠습니다.
 
습관이란
 
 습관이란 같은 상황에서 반복된 행동의 안정화 또는 자동화된 수행을 말합니다. 좁은 의미로는 반복에 의한 근육 운동이나 건(腱) 운동이 정형화되는 것을 말하지만, 주기적으로 반복하는 식사나 수면 습관, 풍속과 문화 등 넓은 관습에 대해서도 습관이라고 하는데요. 뇌를 연구하는 과학자들의 연구에 따르면 새로운 것이 습관화되려면 평균 21일이 걸린다고 합니다. 의식하지 않아도 습관이 완전히 몸에 배어 익숙해지는 데는 약 100일이 소요되는데 평균 두세 달 넘게 같은 행동을 무심코 반복하다 보면 저절로 자연스럽게 나오는 것입니다. 항상 반복적인 생활을 하는 직장인들의 경우 좋든 나쁘든 습관이 생기게 되는데요. 동료들이나 자신에게 좋은 영향을 끼치는 습관은 의식적으로 지켜서 더 좋게 바꿔나가는 것이 좋으며, 자신도 모르게 행하고 있는 나쁜 습관은 최대한 멀리하여 직장에서의 인간관계 혹은 업무처리 효율을 더 나아지게 해야 합니다.

지켜야 할 좋은 습관
 
1. 무엇이든 바로 처리하라
 우리가 쓸데없는 걱정을 하는 이유 중에 하나는 처리해야 할 업무가 있는데, 이게 마음속에 계속 걸려서 마음이 뒤숭숭하기 때문입니다. 업무 처리 기간이 아직 많이 남아서 “나중에 해야지” 하고 미뤄두면 그게 은근히 계속 신경 쓰이는 것입니다. 그래서 가장 좋은 방법은 무엇이든 바로 처리하는 것입니다. 이것은 정말 쉬운데요. 메일을 받으면 바로 답장을 보내고, 업무가 주어진다면 오늘 할 수 있다면 오늘 바로 처리하여 나머지에 집중하게끔 하는 것입니다.
2. 조직하고, 위임하고, 관리하는 법에 익숙해져라
 차라리 혼자 하는 게 마음이 편해서 모든 일을 혼자 처리하려고 하는 사람이 있습니다. 하지만 중요한 것은, 그것은 오히려 자신만 피곤해질 수 있다는 것을 알아야 합니다. 사람들에게 일을 잘 위임하는 방법에 익숙해진다면, 일을 효과적으로 분배해서 서로 편하게 업무를 처리할 수 있게 됩니다.
3. 표현의 달인이 되어라
 동료나 직장 상사가 업무에 도움을 주었을 때는 감사의 표시를 확실하게 해야 합니다. 인사도 마찬가지입니다. 일단 얼굴을 마주치게 되면 타 부서 사람이라도 무조건 인사를 해야 합니다. 미소를 머금은 가벼운 눈인사는 받는 사람을 기분 좋게 만드는데요. 이러한 작은 예절이 당신의 평판을 결정하게 됩니다.
4. 전화 하나도 똑똑하게 받자
 뜻밖에 많은 직장인이 전화를 잘못 받아 원치 않는 곤혹을 치르곤 합니다. 통화 중에는 되도록 정확하고 또렷한 표현을 쓰고, 말끝을 흐리거나 정확하게 대답하지 않는 등 상대방을 답답하게 하는 말버릇을 주의해야 합니다. 전할 말이 있을 때는 그저 외우려고 하지 말고 육하원칙을 떠올리며 메모를 하는 것이 좋습니다. 물론 발신자의 이름과 소속, 연락처를 받는 것은 기본입니다.
 
고쳐야 할 나쁜 습관
 
1. 부정적인 언어습관을 멀리하라
 직장생활을 하다 보면 일이 잘 풀리지 않기도 하고, 의도치 않게 일을 중도에 포기하게 되는 일이 생기기도 합니다. 그런 일들을 겪으면 “내가 그럴 줄 알았어” 라고 부정적인 말을 하는 사람이 있습니다. 사람들은 자기 위주로 생각하는 경향이 강하다고 합니다. 힘든 일, 하기 싫은 일, 부담스러운 일, 이런 일들을 누구나 달가워하지 않지만, 경험을 통해 성장하는 발판으로 삼아야 합니다. “입이 방정” 이라는 말이 있습니다. 사람들은 자신을 탓하기에 앞서 남을 탓하고 보는 경우가 많은데요. 말이 안 통하고 일하기 힘든 동료는 분명 있습니다. 하지만 자기 자신을 먼저 돌아본 후 그들을 탓해도 늦지 않습니다.
2. 불평불만하는 태도를 멀리하라
 흡연하거나 커피 한 잔 마시는 등 직장동료들이 자연스럽게 모이는 자리에서 눈살을 찌푸리게 하는 사람들이 꼭 있습니다. 바로 하나부터 열까지 불평불만이 가득한 사람입니다. “모든 일은 마음먹기에 달려있다” 라는 말이 있습니다. 실천하기 힘든 것이 사실이지만, 불평불만이 가득한 마음으로는 절대 발전할 수 없습니다. 특히 요즘 같이 취업이 어려운 상황에서 직장을 구하지 못해 고통받는 사람들도 많은데, 어렵게 들어온 회사에서 불평불만을 가득 품은 채 일한다는 것은 바람직하지 않은 태도입니다.
3. 어두운 표정을 멀리하라
 사무실을 한 번 둘러보면 유난히 표정이 어두운 직원들이 있습니다. 인사를 해도 무표정, 일할 때도, 통화할 때도 짜증스러운 표정을 짓고 있습니다. 그리고 매일 습관적으로 한숨을 쉬기도 합니다. 이런 동료에게는 다가가서 말 걸기도 쉽지 않은데요. 이런 한 사람이 전체의 분위기를 저해하기도 합니다. 어두운 표정으로 일하는 것은 직장생활에서 분명 좋지 않은 습관이며, 이로 인해 동료들에게 적대감을 불러일으킬 수도 있고, 업무 조율에서도 효율적이지 않으며 더불어 평판도 낮아지게 됩니다. 얼굴을 찌푸리는 것도 습관이니 자신도 모르게 자주 얼굴을 찌푸리게 된다면, 아침마다 거울을 보고 한 번씩 웃는 연습을 해보기 바랍니다.
4. 항상 책상을 정리하라
 책상을 보면 일에 대한 긴장감을 알 수 있습니다. 특히 업무와 관련된 서류는 깔끔하게 정리해 필요할 때 바로 찾아 꺼낼 수 있게 해야 합니다. 하지만 보통 사람들은 공부하거나 처리해야 할 일이 있을 때 서류들을 책상에 쌓아두고 일을 처리하는 경우가 많습니다. 서류로 가득 쌓인 책상은 "해야 할 일은 산더미 같은데 시간이 없다" 라는 생각을 들게 하여 더욱 긴장되고 피로가 쌓인다고 합니다. 현재 진행하고 있지 않은 업무에 대한 서류는 모두 치워 진행 중인 일에 더 집중하여 빠르게 일을 처리하는 것이 좋습니다.
5. 어려운 일을 먼저 하라
 출근 후 오전 근무 시간은 머리가 가장 맑고 깨끗한 상태입니다. 이때야 말로 집중력을 발휘해 업무를 가장 효율적으로 처리할 수 있는 시간인데요. 하루의 업무 목표량을 달성하기 위해서는 이 시간을 집중적으로 잘 사용하는 것이 필요합니다. 하지만 대부분의 사람이 어려운 일 보다는 쉬운 일을 먼저 처리하려는 습관 때문에 업무 능률이 오를 수 있는 시간을 그냥 허비해 버리곤 하는데요. 중요한 일부터 먼저 끝낸 후 무거운 마음의 짐을 가장 먼저 덜어버리고 홀가분한 마음으로 쉬운 일을 처리하는 것이 좋겠습니다.
6. 산만한 태도를 멀리하라
 가장 많은 직장인들이 공감하면서도 고치기 어려운 것이 바로 산만한 업무태도입니다. 사람에 따라 일에 몰입하는 시간이 다르므로 단순히 절대적 시간만으로 산만함을 평가할 수는 없겠지만, 일에 집중하지 못하는 태도를 자주 보인다면 직장 동료들에게도 꼴불견으로 비칠 수 있습니다. 다른 관심사로 인한 산만한 눈뿐만 아니라 가벼운 엉덩이 역시 고쳐야 할 나쁜 업무습관 중 하나인데요. 다른 동료에 비해 업무 소화에 필요한 절대적인 시간이 줄어들기 때문입니다. 업무 중 흡연 빈도가 높아지거나, 집중하지 못하고 자주 자리에서 일어나는 직장인은 근태 평가뿐 아니라 업무 성과에도 영향을 미칠 수밖에 없습니다.
7. 회의는 짧고 강렬하게 하라
 직장인이라면 절대 피할 수 없는 것 중 하나가 바로 회의입니다. 회사마다 지켜야 할 회의 규칙이 있는데요. 만약 회의 주체자로서 지나치게 길고 지루한 회의를 주도한 적이 있다면 짧고 강렬하게 고쳐보시길 바랍니다. 회의 내용에 따라 다르겠지만 불필요한 잡담, 충분히 준비되지 않은 자료 등으로 인해 회의가 길어진다면 업무 효율에서도 상당한 손해입니다. 단순한 체력적인 소모뿐만 아니라 동료에게나 자신의 업무 성과에도 큰 피해가 갈 수 있다는 점을 간과해서는 안 됩니다. 회의 전 충분한 자료와 명확한 안건을 준비하는 것이야말로 빠른 회의 진행과 좋은 결론을 도출할 수 있는 최고의 방법입니다.
 
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